Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointipalvelut Rauha Oy / Hyvinvointikeskus Rauha ja samassa tilassa toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat (tai yhtiöt, joiden lukuun ammatinharjoittaja toimii).
Yhteystiedot:
Mannilantie 19
04400 Järvenpää
Eri rekisterinpitäjät ovat sivullisia suhteessa toisiinsa, vaikka he toimivat samoissa tiloissa. Kukin rekisterinpitäjä on vastuussa oman rekisterinsä tietosisällöstä ja laillisuudesta.
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa /tietosuojavastaava:
Seija Ekholm
Kytötie 43b as.1
044310 Järvenpää
040 0191 444
seija.ekholm@rauhaan.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
- Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
- Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, esim. messuilla kerätty potentiaalilista ja lomakkeelle on kysytty lupa markkinointiin
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Palveluistamme kertominen, asiakaspalautteen hankkiminen, asiakastyytyväisyyden selvittäminen
- Rekisterinpitäjien oman toiminnan suunnittelu
- Palveluiden tuottaminen ja toimittaminen
Salassapito
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen asiakkaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Asiakastietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa yksilöidyllä suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Sähköisen ajanvarauksen ja verkkokursseille ilmoittautumisen yhteydessä asiakas täyttää omat tietonsa esim. nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
Paperinen asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot: nimi, syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero.
Asiakastiedot: Ammatti/työnkuvaus, hoitoon tulon syy ja tietoja terveydentilasta.
Sähköisiin asiakirjoihin terveydenhuollon ammattihenkilö merkitsee asiakkaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.
Paperinen asiakasrekisteri ja muut saadut dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa. Sähköisiin järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen seija.ekholm@rauhaan.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/yhteystiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä ja hoidon jatkuessa
- Asiakkaalta itseltään verkkoajanvarauksen tai verkkokoulutuksen tilaamisen yhteydessä
- Asiakkaalta itseltään esim. messuilla yhteystietolomakkeella
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Hyvinvointikeskus Rauhan ulkopuolelle.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
- Timma Oy – www.timma.fi
- iZettle AB – www.izettle.com
- Facebook, Inc. – www.facebook.com
- Google, LLC – www.google.com
- Intoloop Oy – www.campwire.com
- Instagram – www.instagram.com
8. Verkkosivun evästeet
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä, jotta varmistamme sivustolla kävijälle parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle ja niiden avulla saatamme seurata, miten käyttäjät sivustolla toimivat. Saatamme hyödyntää evästeitä myös markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi sekä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Verkkosivuston käyttäjä voi kieltää tai sallia evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Huomioithan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
9. Käsittelyn kesto
- Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
- Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse lähettämällä poistopyynnön vastaussähköpostilla
10. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Joiltain osin alihankkijat tai palvelimet, joilla tietoja käsitellään , saattavat sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Muutoin emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.